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Zeitplanung

Nachdem der erste Schritt getan ist und ein Überblick über die Aufgaben und das, was man erreichen will, gewonnen ist, kann mit der konkreten Zeitplanung begonnen werden.

Planen spart viel Zeit und verbessert das Arbeitsergebnis. Die Zeit, die für das Planen benötigt wird, lohnt sich.

Am besten ist es, sich am Tag 5 bis 15 Minuten Zeit zu nehmen, um den aktuellen Tag zu planen, oder vor dem Schlafengehen den kommenden Tag.

Auch eine komplette Wochenplanung ist hilfreich und hat den Vorteil, daß der Fokus mehr auf den langfristigen und strategischen Ergebnissen liegt. Doch es ist notwendig, den Wochenplan täglich zu überprüfen und ihn flexibel umzugestalten, wenn es notwendig ist und Unvorgesehenes eintritt.

Die Zeitplanung erfolgt grundsätzlich schriftlich. Die Planung beginnt mit den wichtigsten Aufgaben des Tages. Es ist hilfreich, auch die Voraussetzungen, die für das Erledigen der Aufgabe zu erfüllen sind, zu notieren.

Aufgabenklassen

Es ist notwendig, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden. Dringende Aufgaben sind schnell zu erledigen, da ein naher Termin feststeht, an dem sie abzuschließen sind.

Wichtige Aufgaben sind meistens langfristiger und strategischer Natur. Die Auswirkungen und Folgen sind von Bedeutung.

Es ist möglich, die Aufgaben in vier unterschiedliche Klassen zu unterteilen: A, B, C und D.

Aufgaben, die wichtig UND dringend sind (z.B. ein wichtiger Kunde droht abzuspringen und es sind Maßnahmen dagegen zu ergreifen)
Aufgaben, die wichtig, im Moment aber nicht dringend sind (werden sie aber vernachlässigt, können sie leicht zu A-Aufgaben werden: z.B.: Sie haben seit längerer Zeit Magendrücken und haben vor, zum Arzt zu gehen - wenn Sie akute Schmerzen bekommen, wird der Arztgang eine dringende Aufgabe)
Aufgaben, die dringend, längerfristig aber nicht wichtig sind (Zu dieser Aufgabenklasse gehören typische Alltagsaufgaben wie Aufräumen, Einkaufen, etc.)
Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind (aber eventuell Freude bereiten - es entsteht aber kein Schaden, wenn sie nicht erledigt werden)

Aufgabenklassen und Zeitmanagement

Bei der Zeitplanung ist es hilfreich, die genannten Aufgabenklassen zu bilden und die Aufgaben dann in einer bestimmten Reihenfolge zu erledigen:

A-Aufgaben zuerst, dann, soviel wie möglich, B-Aufgaben
C-Aufgaben entweder an andere delegieren oder ein System erarbeiten, durch die diese Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigt werden können
D-Aufgaben entweder bewußt streichen oder deren Ausführung bewußt genießen

Wann und wieviel Zeit?

Für einen sinnvollen Zeitplan benötigt man Termine. Man wählt aber die Zeit für das Erledigen der Aufgabe nicht zu knapp, da sonst der Zeitplan bei Zeitverzug völlig durcheinander gerät. Zu Beginn wird man sich mit der Zeiteinteilung oft verschätzen. Dabei ist es wichtig, aus den Fehleinschätzungen für die Zukunft zu lernen. Im Zweifelsfall ist es sinnvoller, mehr Zeit einzukalkulieren. Wichtig ist es, in den Zeitplan Pufferzeiten einzubauen, da man immer damit rechnen muß, bei der Erledigung der Aufgaben unterbrochen zu werden.

Kontrolle

Am Ende jeden Tages wird der Tagesplan überprüft und Aufgaben, die nicht erledigt werden konnten, werden in den Tagesplan des nächsten Tages übertragen.

Es ist wichtig, daß man aus Fehlplanungen zu lernen versucht. Es ist nicht möglich, alles perfekt zu planen. Man versucht, die Ursache für die Fehlplanung zu ergründen, damit der Zeitplan in Zukunft verbessert werden kann.

Flexibilität

Es ist wichtig, flexibel mit der Planung umzugehen. Ein Plan dient immer als Orientierungshilfe und als Hilfe zum Nachdenken darüber, was wichtig ist und was an einem anderen Tag erledigt werden kann. Wenn unvorhersehbare Dinge eintreten, paßt man den Plan flexibel den neuen Umständen an.